Onboarding
Leestijd: 3 - 4 minuten.

How to build an awe-inspiring onboarding program?

Zo’n 34% van alle nieuwe medewerkers weet binnen één week of ze voor langere tijd bij de organisatie wil blijven werken. En ruim 33% van alle nieuwe medewerkers verlaat de organisatie binnen zes maanden. Essentieel dus om een goede eerste indruk te maken en medewerkers voor langere tijd aan je organisatie te binden. Maar hoe doe je dat?

Alignment van medewerkers begint bij onboarding
Iedere organisatie streeft naar een aligned workforce. Medewerkers die zich thuis voelen en met passie voor het werk elke dag het beste van zichzelf geven. Aligned medewerkers zijn betrokken bij de organisatie én dragen op de juiste manier bij aan de organisatie doelstellingen.

De eerste dagen van de nieuwe medewerker zijn cruciaal voor alignment. Dit is dé kans om hem of haar mee te nemen in het verhaal van de organisatie: wie zijn we, waar staan we voor, waar gaan we voor en hoe kan de nieuwe medewerker daaraan bijdragen? Organisaties met een effectief onboardingprogramma bieden nieuwe medewerkers de juiste informatie en tools. Zo zorgen zij ervoor dat medewerkers betrokken raken én kunnen bijdragen aan de doelstellingen en ambitie van de organisatie.

Wat is onboarding?

  1. Intensieve begeleiding tijdens de eerste 100 dagen
  2. Structureel werken aan alignment
  3. Verzamelen feedback kandidaten en nieuwe medewerkers

Het 100 dagen plan
De employee journey kent verschillende fases. De fase van onboarding start op het moment dat de organisatie en de kandidaat een contract aangaan. Onboarding is onder te verdelen in een aantal fases: de periode tot de eerste werkdag, de eerste werkdag en de eerste 30, 60 en 100 dagen.

Tot de eerste werkdag
Vaak zit er tijd tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. In deze periode is het belangrijk nieuwe medewerkers verder te informeren over de organisatie en hun enthousiasme over hun nieuwe stap vast te houden. Bied praktische informatie over de organisatie, maar laat nieuwe medewerkers ook vast kennismaken met hun nieuwe collega’s; nodig ze bijvoorbeeld uit voor een borrel of ander event.

De eerste werkdag en week
De eerste werkdag is altijd spannend. Zorg er daarom voor dat de nieuwe medewerker zich zoveel mogelijk op zijn gemakt voelt. Laat blijken dat je zijn komst waardeert. Nieuwe medewerkers zijn veel effectiever en productiever wanneer zij zich op hun gemak voelen. Veel organisaties met een onboardingprogramma maken gebruik van een ‘buddy-systeem’ waarbij nieuwe medewerkers worden gekoppeld aan een directe collega die hen wegwijs maakt. De eerste week staat vooral in het teken van acclimatiseren, kennismaken en verwachtingen delen.

De eerste 30, 60 en 100 dagen
Na de eerste week is het onboardingprogramma nog niet achter de rug. De eerste dertig tot honderd dagen kan je als ramp-up periode zien.

De eerste dertig dagen staan in het teken van ontdekken en de weg vinden binnen de organisatie. En het opbouwen van een netwerk. De nieuwe medewerker wordt ingewerkt, leert collega’s kennen en wordt meegenomen in de ambities van de organisatie.

De volgende dertig dagen staan in het teken van educatie. Een effectief onboardingprogramma faciliteert de nieuwe medewerker met de juiste skills en tools, zodat hij of zij binnen zestig dagen begrijpt waar de organisatie naartoe wil en weet hoe hij kan bijdragen. De medewerker leert hoe zijn persoonlijke skills bijdragen aan de ambities van de organisatie en hoe hij deze kan inzetten. In deze periode wordt invulling gegeven aan de performance cyclus van de nieuwe medewerker.

Na 100 dagen is het tijd voor de eerste performance review: presteert en ontwikkelt de nieuwe medewerker zich als verwacht? Tegelijkertijd is dit het moment om feedback te vragen aan de nieuwe medewerker: hoe heeft hij de organisatie ervaren? Wat viel op? Wat was een verrassing en wat viel tegen? Hoe heeft hij het onboardingprogramma ervaren?

Na 100 dagen is de nieuwe medewerker up-to-speed, geïntegreerd in het team en in staat een effectieve bijdrage te leveren aan de doelstellingen van de organisatie.

Een goed onboardingprogramma loont
Onboarding duurt niet slechts een dag, een week of een maand. Het is een proces dat start wanneer een kandidaat en organisatie voor elkaar kiezen en loopt door als de medewerker up-to-speed is en een effectieve bijdrage levert aan de organisatiedoelstellingen. Ook na de introductieperiode is het belangrijk medewerkers mee te nemen in wat je van ze verwacht en ze daarbij te faciliteren met de juiste kennis en tools. Zo blijven medewerkers zich ontwikkelen en een actieve bijdrage leveren aan de doelstellingen van de organisatie.

Onboarding van nieuwe medewerkers lijkt misschien een grote opgave, maar het is de investering meer dan waard. Uit onderzoek blijkt dat organisaties met een onboarding programma beter in staat zijn medewerkers te behouden (91%) dan organisaties zonder onboardingprogramma (30%). Bovendien behaalt 62% van de nieuwe medewerkers dat een onboardingprogramma heeft gevolgd hun doelstellingen in het eerste jaar. Tegenover 17% van de nieuwe medewerkers zonder onboardingprogramma.

Een effectief onboardingprogramma bespaart ook kosten
Het vervangen van medewerkers kost de organisatie veel tijd, inspanning (en daardoor) geld:

  • De kosten om een nieuwe medewerker aan te nemen
    (advertentiekosten, sollicitatiegesprekken, etc.)
  • De kosten van een onboardingprogramma – noodzakelijke trainingen en tijd die collega’s hier in investeren
  • Het verlies van productiviteit – gemiddeld zijn nieuwe medewerkers pas na een jaar zo productief als hun voorganger
  • Het verlies van betrokkenheid onder huidige medewerkers –
    hoog verloop kan tot frustratie of moedeloosheid leiden
  • Toenemende werkdruk onder huidige medewerkers
  • Culturele impact – collega’s kunnen bij hoog verloop zich afvragen
    waarom zoveel mensen de organisatie verlaten

Meer weten?
Wenda Bolink en Kirsten Roesink geven namens de HR Academy de HR-boostcamp: onboarding van nieuwe medewerkers. Ook verzorgt PROOF workshops op maat. Neem contact op met Wenda Bolink of Sascha Becker. Zij vertellen graag meer en laten met nog meer plezier aansprekende cases zien.

fwadmin